Rechnungsnummer: Aufbau, Beispiele und fortlaufende Vergabe

Wozu braucht es eine Rechnungsnummer?

Die Rechnungsnummer macht jede Rechnung eindeutig. Das bringt Ihnen im Alltag mehrere Vorteile:

• Zahlungen zuordnen: Steht die Nummer im Zahlteil, sehen Sie auf dem Kontoauszug sofort, welche Rechnung bezahlt wurde.
• Rückfragen klären: Kunde und Betrieb sprechen über dieselbe Rechnung – «Rechnung R-2026-118» statt «die Rechnung vom Oktober».
• Mahnen: Eine Zahlungserinnerung oder Mahnung verweist auf die Nummer der ursprünglichen Rechnung.
• Ordnung für Treuhand und Steuern: Fortlaufende Nummern zeigen, dass keine Rechnung fehlt.
• Archiv: Auch nach Jahren finden Sie jede Rechnung schnell wieder.

Ist eine Rechnungsnummer in der Schweiz Pflicht?

Nach Obligationenrecht nein. Es schreibt für Rechnungen keine Form und keine bestimmten Angaben vor – also auch keine Nummer.

Sind Sie MWST-pflichtig, muss die Rechnung den Leistungserbringer, den Kunden und die Art der Leistung eindeutig identifizieren (Art. 26 Abs. 2 MWSTG). Eine Nummer wird dort nicht ausdrücklich verlangt, ist aber das einfachste Mittel, damit jede Rechnung eindeutig erkennbar und im Belegsystem nachvollziehbar ist. Zudem müssen Sie Rechnungen als Buchungsbelege 10 Jahre aufbewahren (Art. 958f OR) – mit Nummern ist dieses Archiv viel leichter zu führen. Unsere Empfehlung: Vergeben Sie immer eine Nummer, auch als kleiner Betrieb ohne MWST. Welche Angaben sonst auf die Rechnung gehören, erklärt der Ratgeber Rechnung schreiben in der Schweiz.

Wie sieht eine gute Rechnungsnummer aus?

Ein bestimmtes Format schreibt niemand vor. Bewährt haben sich diese Beispiele:

Beim Wählen des Formats helfen diese Punkte:

• Kurz halten: Die Nummer steht im Zahlteil, in E-Mails und auf Mahnungen – lange Ketten führen zu Tippfehlern.
• Jahr voranstellen: So beginnt jedes Jahr übersichtlich neu, und die Sortierung stimmt.
• Genug Stellen vorsehen: Wer mit «001» beginnt und 1'200 Rechnungen schreibt, bringt die Sortierung durcheinander.
• Offerten und Rechnungen unterscheiden: mit eigenem Kürzel, etwa «O» und «R».
• Keine persönlichen Daten: Der Name des Kunden gehört nicht in die Nummer.
• Format beibehalten: Ändern Sie es höchstens auf Anfang Jahr.

Muss die Rechnungsnummer fortlaufend sein?

Gesetzlich verlangt ist eine fortlaufende oder lückenlose Nummerierung in der Schweiz nicht. Wir empfehlen sie trotzdem: Fortlaufende Nummern zeigen Ihrer Treuhänderin oder der Steuerverwaltung auf einen Blick, dass alle Rechnungen erfasst sind. Einzelne Lücken sind gesetzlich nicht verboten, werfen aber Fragen auf – halten Sie deshalb fest, warum eine Nummer fehlt, zum Beispiel «R-2026-045 nicht versendet, Kunde hat Auftrag zurückgezogen».

Ob Sie jedes Jahr wieder bei 1 beginnen oder einfach weiterzählen, ist Ihnen überlassen. Mit dem Jahr in der Nummer ist ein Neustart pro Jahr übersichtlich; ohne Jahr zählen Sie besser durchgehend weiter, damit keine Nummer doppelt vorkommt.

Was tun bei doppelter oder falscher Rechnungsnummer?

Fehler passieren, gerade wenn Rechnungen in Word oder Excel von Hand nummeriert werden. Diese Regeln helfen:

• Nummer nie wiederverwenden: Eine einmal vergebene Nummer bleibt bei dieser Rechnung, auch wenn die Rechnung nicht gilt.
• Doppelte Nummer: Schicken Sie dem Kunden die zweite Rechnung mit einer neuen Nummer und einem kurzen Hinweis, dass sie die fehlerhafte ersetzt.
• Falscher Betrag oder Inhalt: Korrigieren statt löschen. Stellen Sie eine neue Rechnung mit neuer Nummer aus und verweisen Sie darauf, welche Rechnung sie ersetzt («ersetzt Rechnung R-2026-118 vom 18.10.2026»). Die fehlerhafte Rechnung bewahren Sie mit einem Vermerk auf.
• Bereits bezahlt: Hat der Kunde schon bezahlt, verrechnen Sie die Differenz oder zahlen zu viel Bezahltes zurück – und halten beides schriftlich fest.
• Mit MWST: Wurde die MWST falsch ausgewiesen, besprechen Sie die Korrektur mit Ihrer Treuhänderin oder Ihrem Treuhänder.

Wohin gehört die Rechnungsnummer im QR-Zahlteil?

Damit Sie Zahlungen sofort zuordnen können, sollte die Nummer im Zahlteil stehen. Wo, hängt von Ihrem Konto ab:

• Normale IBAN: Die Rechnungsnummer steht im Feld «Zusätzliche Informationen» als Mitteilung. Sie erscheint bei den meisten Banken im Kontoauszug.
• QR-IBAN: Hier ist eine QR-Referenz Pflicht – eine 27-stellige Zahl mit Prüfziffer. Weil sie nur aus Ziffern besteht, haben Buchstaben wie «R-» darin keinen Platz. Die Rechnungsnummer kann zusätzlich als Mitteilung mitgegeben werden.

Mehr zu QR-IBAN, Referenzen und Druck finden Sie im Ratgeber QR-Rechnung erstellen.

Häufige Fragen zur Rechnungsnummer

Stand Oktober 2026. Allgemeine Informationen ohne Gewähr – keine Rechtsberatung. Im Einzelfall eine Fachperson beiziehen.