Rechnung schreiben in der Schweiz: Pflichtangaben und Tipps

Was muss auf eine Rechnung?

Wer nicht MWST-pflichtig ist, hat es einfach: Das Obligationenrecht schreibt für Rechnungen keine bestimmte Form und keine Pflichtangaben vor. Damit der Kunde die Rechnung versteht, prüfen und rasch bezahlen kann, gehören trotzdem diese Angaben hinein:

• Ihr Name bzw. Firmenname und Ihre Adresse, dazu E-Mail für Rückfragen.
• Name und Adresse des Kunden.
• Rechnungsdatum und eine eindeutige Rechnungsnummer.
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum, zum Beispiel «Arbeiten vom 06.10. bis 10.10.2026».
• Was Sie geleistet haben: Arbeit und Material mit Menge, Einheit, Preis und Betrag.
• Gesamtbetrag in Franken, allenfalls mit Rabatt.
• Zahlungsfrist mit konkretem Fälligkeitsdatum.
• Zahlungsangaben: IBAN und Kontoinhaber, am besten als QR-Zahlteil.
• Bezug zur Offerte oder zum Auftrag, etwa «gemäss Offerte O-2026-042 vom 18.10.2026».

Für die Nummer gibt es einen eigenen Ratgeber: Rechnungsnummer richtig vergeben.

Welche Pflichtangaben gelten mit MWST?

Sind Sie MWST-pflichtig, muss die Rechnung nach Art. 26 Abs. 2 des Mehrwertsteuergesetzes (MWSTG) den Leistungserbringer, den Kunden und die Art der Leistung eindeutig erkennen lassen. In der Regel enthält sie:

• Ihren Namen und Ort, wie Sie im Geschäftsverkehr auftreten, sowie Ihre MWST-Nummer (Format «CHE-123.456.789 MWST»);
• Name und Ort des Kunden;
• Datum oder Zeitraum der Leistung, sofern es nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt;
• Art, Gegenstand und Umfang der Leistung;
• das Entgelt;
• den Steuersatz und den Steuerbetrag. Ist der Preis inklusive MWST angegeben, genügt die Angabe des Steuersatzes.

Seit dem 01.01.2024 gelten diese Sätze: 8.1 % Normalsatz – er gilt für die meisten Handwerksleistungen –, 2.6 % reduzierter Satz (zum Beispiel für Lebensmittel, Bücher, Medikamente) und 3.8 % Sondersatz für Beherbergung. Werden mehrere Sätze verrechnet, weisen Sie die Beträge pro Satz getrennt aus.

Achtung: Wer nicht MWST-pflichtig ist, darf keine MWST auf die Rechnung schreiben. Wer es trotzdem tut, schuldet den ausgewiesenen Betrag der Steuerverwaltung (Art. 27 Abs. 2 MWSTG).

Ab wann bin ich MWST-pflichtig?

Von der MWST befreit ist, wer innerhalb eines Jahres weniger als CHF 100'000 Umsatz aus steuerbaren Leistungen erzielt (Art. 10 Abs. 2 lit. a MWSTG). Wird diese Grenze erreicht, müssen Sie sich bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung anmelden. Auf die Befreiung können Sie auch freiwillig verzichten (Art. 11 MWSTG) – das kann sich lohnen, wenn Sie viel einkaufen und die Vorsteuer zurückfordern möchten. Klären Sie das am besten mit Ihrer Treuhänderin oder Ihrem Treuhänder.

Wie sieht eine Rechnung aus? (Muster)

So kann eine Rechnung eines MWST-pflichtigen Sanitärbetriebs aussehen:

Eine fertige Gratis-Rechnungsvorlage für Word mit genau diesen Feldern finden Sie in unseren Vorlagen.

Welche Zahlungsfrist gehört auf die Rechnung?

Üblich sind 30 Tage, bei Privatkunden oft auch 10 bis 20 Tage. Das Gesetz kennt keine feste Frist: Ohne Vereinbarung ist eine Forderung sofort fällig (Art. 75 OR). Schreiben Sie statt «zahlbar innert 30 Tagen» lieber ein konkretes Fälligkeitsdatum («zahlbar bis 17.11.2026»). Dann ist der Kunde nach Ablauf dieses Tages ohne Mahnung im Verzug (Art. 102 Abs. 2 OR) – das erleichtert später die Mahnung.

Auch das Leistungsdatum gehört auf die Rechnung. Es zeigt, wann Sie die Arbeit ausgeführt haben, und ist bei MWST-Pflicht vorgeschrieben, wenn es vom Rechnungsdatum abweicht.

Braucht die Rechnung einen QR-Zahlteil?

Gesetzlich vorgeschrieben ist er nicht – die Angabe Ihrer IBAN genügt. Seit die alten Einzahlungsscheine ab dem 01.10.2022 nicht mehr bezahlt werden können, ist der QR-Zahlteil aber der Standard. Ihr Kunde scannt ihn mit der Banking-App, Betrag und Rechnungsnummer sind schon ausgefüllt, und Sie erhalten das Geld schneller und mit der richtigen Referenz. Wie Sie eine QR-Rechnung erstellen, erklären wir Schritt für Schritt.

Ist eine Rechnung per PDF oder E-Mail gültig?

Ja. Eine Rechnung ist an keine Form gebunden; eine PDF per E-Mail ist genauso gültig wie ein Brief. Auch für die MWST sind elektronische Rechnungen zulässig. Eine Unterschrift braucht es nicht. Senden Sie die Rechnung als PDF statt als Word-Datei, damit sie unterwegs nicht verändert wird, und bewahren Sie die versendete Fassung auf.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Geschäftsbücher und Buchungsbelege – dazu gehören Ihre Rechnungen – müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (Art. 958f OR). Die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres. Elektronische Aufbewahrung ist erlaubt, wenn die Dateien unverändert und jederzeit lesbar bleiben. Machen Sie deshalb regelmässig ein Backup.

Davon zu unterscheiden ist die Verjährung Ihrer Forderung: Forderungen aus Handwerksarbeit verjähren nach 5 Jahren (Art. 128 Ziff. 3 OR), viele andere Forderungen erst nach 10 Jahren (Art. 127 OR). Die Frist läuft ab Fälligkeit. Ob eine Arbeit als Handwerksarbeit gilt, hängt vom Einzelfall ab. Eine Mahnung allein unterbricht die Verjährung nicht, eine Betreibung schon – mehr dazu im Ratgeber Mahnung schreiben.

Häufige Fragen zur Rechnung

Stand Oktober 2026. Allgemeine Informationen ohne Gewähr – keine Rechtsberatung. Im Einzelfall eine Fachperson beiziehen.