Gratis-Vorlagen: Rechnung, Offerte und Mahnung für Word

Alle Vorlagen sind A4-Dokumente im Word-Format (.docx). Sie öffnen sie in Microsoft Word, LibreOffice oder Pages, ersetzen die Angaben in [eckigen Klammern] durch Ihre eigenen und speichern das Dokument als PDF. Die Empfängeradresse steht links, passend für ein Fenstercouvert.

Rechnungsvorlage Schweiz (Word)

Die Rechnungsvorlage enthält alles, was eine korrekte Rechnung in der Schweiz braucht – vom Leistungsdatum bis zur Zahlungsfrist mit konkretem Datum. Die MWST-Angaben sind so markiert, dass Sie sie einfach löschen können, wenn Ihr Betrieb nicht MWST-pflichtig ist.

Das ist drin:

• Absender, Empfänger-Adressblock und Ort/Datum
• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum oder -zeitraum, «Zahlbar bis»
• Platz für die MWST-Nummer (CHE-…), nur wenn MWST-pflichtig
• Positionstabelle mit Pos., Beschreibung, Menge, Einheit, Preis und Total – drei Beispielzeilen
• Zwischensumme, MWST 8.1 % und Total in CHF
• Zahlungsangaben mit IBAN, Zahlungsempfänger und Zahlungszweck

Rechnungsvorlage herunterladen (Word, 10 KB)

Welche Angaben auf eine Rechnung gehören und worauf Sie achten müssen, lesen Sie im Ratgeber Rechnung schreiben.

Offerten-Vorlage (Word)

Mit der Offerten-Vorlage zeigen Sie Ihrem Kunden klar, was die Arbeit kostet und bis wann das Angebot gilt. Eine zusätzliche Leistung können Sie als Option anbieten, ohne dass sie das Total verändert. Unterschreibt der Kunde unten, haben Sie den Auftrag schriftlich.

Das ist drin:

• Offertnummer, Datum, «Gültig bis» und Objekt/Projekt
• Einleitungssatz und Positionstabelle mit drei Beispielzeilen
• eine Zeile «Option (nicht im Total)»
• Total mit MWST-Zeile zum Löschen, falls nicht MWST-pflichtig
• Hinweise zu Preisen, MWST, Ausführungstermin und Zahlungsbedingungen
• Abschnitt «Auftrag erteilt» mit Ort, Datum und Unterschrift des Kunden

Offerte-Vorlage herunterladen (Word, 10 KB)

Tipps zu Aufbau, Gültigkeit und Formulierungen finden Sie im Ratgeber Offerte schreiben.

Vorlage für Zahlungserinnerung und Mahnung

Die Mahnungs-Vorlage enthält drei Seiten für die üblichen Stufen: eine freundliche Zahlungserinnerung, eine sachliche 1. Mahnung und eine bestimmte 2. Mahnung mit letzter Frist. Nehmen Sie einfach die Seite, die Sie gerade brauchen, und löschen Sie die anderen.

Das ist drin:

• Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und 2. (letzte) Mahnung – je eine Seite
• Bezug auf Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Betrag
• neue Zahlungsfrist mit Datum und Zahlungsangaben
• Zeile für eine Mahngebühr – nur verwenden, wenn sie vorher vereinbart wurde
• in der letzten Mahnung der Hinweis, dass nach Ablauf der Frist die Betreibung eingeleitet wird

Mahnung-Vorlage herunterladen (Word, 10 KB)

Wann Sie wie freundlich erinnern, erklärt der Ratgeber Zahlungserinnerung schreiben.

Vorlage oder Rechnungsprogramm?

Schreiben Sie nur ein paar Rechnungen im Jahr, reicht eine Word-Vorlage völlig aus. Mit der Zeit wird die Handarbeit aber aufwendig: Sie müssen Nummern selbst weiterzählen, Beträge nachrechnen, den QR-Zahlteil separat im E-Banking erstellen und im Blick behalten, welche Rechnungen noch offen sind.

• Vorlage: kostenlos, sofort einsatzbereit, ideal für wenige Rechnungen und Offerten.
• Rechnungsprogramm: rechnet selbst, vergibt fortlaufende Nummern, erstellt den QR-Zahlteil automatisch, macht aus einer Offerte die Rechnung und zeigt überfällige Rechnungen zum Mahnen an.

Häufige Fragen zu den Vorlagen

Stand Oktober 2026. Allgemeine Informationen ohne Gewähr – keine Rechtsberatung. Im Einzelfall eine Fachperson beiziehen.